I tuoi dati in SV People
Informazioni sulla gestione di anagrafica, account, presenze, richieste e posizione. Questa informativa descrive il servizio HR e integra l’informativa sul rapporto di lavoro consegnata dall’organizzazione.
La posizione viene richiesta quando avvii la timbratura. Non seguiamo gli spostamenti in sottofondo. I dipendenti vedono i propri dati; gli amministratori autorizzati gestiscono le presenze del personale.
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1. Titolare e contatti
Centro di Fisioterapia Spazio Vitale S.r.l.Via Provinciale 46, 90046 Monreale (PA)
P. IVA/C.F. 05667370828
Email: info@centrospaziovitale.it
PEC: centrospaziovitale@pec.it
Per questioni relative ai dati personali puoi usare questi recapiti indicando “Privacy SV People”. Se è stato designato un Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO), i suoi contatti sono disponibili nell’informativa sul rapporto di lavoro o possono essere richiesti al Titolare.
2. Quali dati vengono utilizzati
- Anagrafica: nome e cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita, cittadinanza, telefono, email personale, residenza e domicilio; matricola, mansione, tipo di rapporto, date di assunzione e cessazione, contratto e livello, quando inseriti dall’amministrazione. Il dipendente consulta la propria scheda; gli amministratori autorizzati la gestiscono.
- Account: email di accesso, ruolo e abilitazione. Al primo accesso scegli una nuova password e confermi la tua email. La password viene conservata come impronta protetta con sale, non in chiaro. L’email inserita non viene verificata automaticamente tramite un messaggio.
- Presenze: entrata/uscita, data e ora, provenienza della registrazione, coordinate, margine di precisione e momento della rilevazione per le timbrature da dispositivo. Per gli inserimenti manuali non vengono inventate coordinate.
- Richieste e orario: ferie, permessi e altre causali selezionate, date, eventuali orari, note, decisione dell’amministrazione, intervalli di lavoro giornalieri, profilo settimanale con decorrenza e storico e movimenti di banca ore. Le rettifiche delle timbrature conservano il motivo, l’autore e i valori precedenti.
- Sicurezza: sessione di accesso, versione dell’informativa letta, data della presa visione e registrazioni tecniche del server, che possono comprendere indirizzo IP, orario, percorso richiesto ed esito.
- Notifiche, se abilitate: indirizzo tecnico del servizio push, chiavi della sottoscrizione e stato di consegna. Gli avvisi nell’app funzionano anche senza notifiche sul telefono.
Inserisci nelle note solo le informazioni necessarie. Non allegare diagnosi, referti o dettagli sanitari: SV People non è un canale per la documentazione medica. Alcune causali di assenza possono comunque rivelare informazioni sulla salute; il loro trattamento deve rientrare negli adempimenti in materia di lavoro e protezione sociale applicabili.
3. Finalità e basi giuridiche
Le informazioni servono a gestire il rapporto di lavoro o collaborazione, verificare e correggere le presenze, valutare le richieste e predisporre i dati destinati all’amministrazione del personale. Le basi giuridiche sono l’esecuzione del rapporto contrattuale e gli obblighi applicabili in materia di lavoro, previdenza e amministrazione, nei rispettivi ambiti (art. 6, par. 1, lett. b e c, del GDPR). Per i dati particolari eventualmente indispensabili valgono le condizioni dell’art. 9, par. 2, lett. b, e le norme e garanzie applicabili.
La protezione degli account e l’accertamento di accessi abusivi rispondono all’interesse legittimo del Titolare alla sicurezza del servizio, nei limiti di necessità e proporzionalità (art. 6, par. 1, lett. f).
L’uso delle coordinate dettagliate per controllare la presenza richiede una valutazione specifica di necessità, proporzionalità e delle regole sui controlli nel rapporto di lavoro. La disponibilità della funzione nell’app e il permesso del telefono non sostituiscono gli adempimenti del datore di lavoro. Il solo fatto di leggere o accettare questa informativa non rende lecito qualsiasi utilizzo della posizione.
4. Come funziona la posizione
- Scegli la timbratura e avvii la ricerca della posizione. Il browser può chiedere l’autorizzazione e utilizza i servizi di localizzazione del dispositivo.
- L’app mostra il punto, il margine di precisione e, quando il servizio locale trova una corrispondenza, la via. Il punto e l’indirizzo sono stime: non certificano un numero civico o la presenza all’interno di un edificio.
- La posizione può essere usata per confermare la timbratura per 30 secondi dalla rilevazione. Se scade occorre rilevarla nuovamente. L’orario della timbratura è assegnato dal server; giorni e orari seguono il fuso italiano.
- La timbratura confermata conserva le coordinate e la precisione sul server, visibili al dipendente interessato e agli amministratori autorizzati. La scadenza dei 30 secondi non cancella la timbratura già salvata.
La cartografia e la ricerca dell’indirizzo usano dati OpenStreetMap e servizi ospitati sull’infrastruttura dell’organizzazione. L’app non invia queste coordinate a Nominatim pubblico, Google Maps o ad altri geocodificatori pubblici. La ricerca della via può inviare il punto al servizio interno prima della conferma della timbratura. Il sistema operativo o browser gestisce autonomamente i propri servizi di localizzazione secondo le relative impostazioni.
La rilevazione non rimane attiva dopo la chiusura della funzione. Puoi revocare il permesso nelle impostazioni del browser o del telefono. Se la posizione è negata, non disponibile o imprecisa, puoi riprovare oppure inviare una richiesta di timbratura per giorno e valore mancanti, soggetta a verifica dell’amministrazione.
5. Dati necessari e scelte facoltative
Identità, email, credenziali e dati essenziali della presenza sono necessari per utilizzare il servizio. La posizione è richiesta dal flusso di timbratura da dispositivo; in caso di impedimento è disponibile la richiesta manuale. Le note indicate come facoltative possono restare vuote. I due orari sono richiesti soltanto per le assenze a ore; per le giornate intere non sono richiesti. Il motivo delle rettifiche e delle timbrature dimenticate è necessario per consentirne la verifica.
L’installazione sul telefono e le notifiche push sono facoltative. Il rifiuto delle notifiche non impedisce l’accesso alle altre funzioni. L’email serve alla gestione dell’account e non viene usata dall’app per pubblicità.
6. Chi può accedere e dove vengono trattati i dati
Accedono il dipendente, limitatamente ai propri dati, e il personale amministrativo espressamente autorizzato. Le attività tecniche possono richiedere l’intervento degli amministratori di sistema e dei fornitori incaricati. I dati necessari agli adempimenti del lavoro possono essere comunicati al consulente del lavoro, agli enti competenti e agli altri destinatari previsti dalla normativa. Il consulente non riceve automaticamente le coordinate tramite la semplice apertura dell’app.
I dati operativi sono custoditi sul server dell’organizzazione. Non vengono pubblicati sul sito e non sono usati dall’app per marketing o pubblicità comportamentale. L’accessibilità del login da Internet non rende pubblici i dati del personale.
Se attivate, le notifiche usano il servizio del produttore del browser o dispositivo, che può operare anche fuori dallo Spazio economico europeo. Prima dell’attivazione organizzativa il Titolare verifica fornitori e garanzie applicabili; il contenuto delle notifiche è limitato a brevi avvisi e non contiene coordinate o note delle richieste. Gli eventuali trasferimenti devono rispettare il capo V del GDPR.
7. Per quanto tempo
| Dati | Durata o criterio |
|---|---|
| Sessione di accesso | Validità massima di 12 ore; l’uscita invalida la sessione utilizzata. Al cambio iniziale della password le sessioni precedenti vengono revocate. |
| Rilevazione utilizzabile per timbrare | 30 secondi. È un limite di utilizzo della rilevazione, distinto dalla conservazione della timbratura. |
| Cache interna per trovare la via | Coordinate e indirizzo, senza associazione all’account, restano in memoria al massimo 24 ore per evitare ricerche ripetute. La cache è limitata a 500 risultati e può eliminarli prima per sostituzione o riavvio. È distinta dalle coordinate salvate nella timbratura. |
| Anagrafica, account, timbrature, richieste, rettifiche e banca ore | Secondo le durate applicabili al rapporto e agli obblighi di lavoro, amministrativi e di tutela dei diritti. I dati non più necessari devono essere cancellati o anonimizzati, tenendo conto di obblighi o contestazioni documentati. |
| Coordinate associate alle timbrature | Richiedono un periodo specifico, limitato alla verifica della presenza e distinto dalla documentazione retributiva. Non si applica automaticamente alle coordinate l’intera durata del cartellino. |
| Sottoscrizione alle notifiche | Fino alla disattivazione nell’app o alla rimozione quando il servizio di consegna segnala che non è più valida. |
| Memoria tecnica sul telefono | Come descritto nella pagina cookie e memoria locale. |
In questa versione non è attiva una cancellazione automatica dei cartellini e delle coordinate salvate. Il periodo specifico di conservazione GPS e il calendario di cancellazione della documentazione HR devono ancora essere definiti dal Titolare e recepiti nel servizio prima dell’utilizzo ordinario con dati del personale. Questo punto non è coperto dalla presa visione dell’informativa.
8. Sicurezza e controlli umani
Il collegamento pubblico utilizza HTTPS. L’accesso richiede credenziali e autorizzazioni; i dati del dipendente sono separati da quelli degli altri operatori. Le password non sono recuperabili in chiaro. Le richieste sono valutate da persone autorizzate e le modifiche alle timbrature mantengono una traccia.
La versione corrente non applica ancora la cifratura del database a riposo. Non promette protezioni o copie di backup che non siano state effettivamente attivate. I grafici sono riepiloghi organizzativi: l’app non assegna automaticamente sanzioni, giudizi professionali o decisioni con effetti giuridici.
9. I tuoi diritti
Puoi chiedere accesso ai tuoi dati, rettifica, cancellazione, limitazione e, quando applicabili, portabilità e opposizione. La cancellazione può essere limitata da obblighi di conservazione o dalla necessità di tutelare diritti. Scrivi ai recapiti del Titolare indicando la richiesta; può essere necessaria una verifica dell’identità.
Riceverai riscontro di norma entro un mese; eventuali proroghe previste dal GDPR devono essere motivate e comunicate. Puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali e rivolgerti all’autorità giudiziaria.
10. Aggiornamenti e riferimenti
La versione e la data sono indicate in alto. Le modifiche sostanziali saranno comunicate attraverso il servizio. La registrazione della presa visione attesta la versione presentata e non sostituisce gli obblighi del Titolare.
Riferimenti: Regolamento (UE) 2016/679; provvedimento del Garante sulla rilevazione delle presenze tramite smartphone. Le condizioni di quest’ultimo provvedimento riguardano il caso esaminato e richiamano la necessità di ridurre i dati geografici conservati.